Die ultimative Checkliste für die perfekte Eventplanung
- lenakoch48
- vor 2 Tagen
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Was erfolgreiche Veranstaltungen wirklich ausmacht
Ob Tagung, Kundenveranstaltung, Konferenz oder Firmenjubiläum – eine gelungene Veranstaltung beginnt mit der richtigen Planung. Dabei kommt es auf viele Details an: von der Auswahl der Location über Technik und Ausstattung bis hin zu Verpflegung, Rahmenprogramm und Kommunikation. Wer frühzeitig die richtigen Fragen stellt, behält den Überblick und spart am Ende nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
Diese Checkliste bietet Orientierung – für alle, die Veranstaltungen effizient, professionell und mit einem gewissen Anspruch umsetzen möchten.
1. Location mit Charakter – und Funktionalität
Der Veranstaltungsort prägt die Stimmung. Neben Größe, Lage und Erreichbarkeit spielen auch Atmosphäre und Flexibilität eine wichtige Rolle für die perfekte Eventplanung. Ideal sind Locations, die verschiedene Raumgrößen anbieten, mit natürlichem Licht arbeiten, barrierefrei sind und bei Bedarf individuelle Setups ermöglichen.
Ein großzügiger Außenbereich kann zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten bieten – etwa für Empfang, Pausen oder Gruppenarbeit.
2. Technische Grundausstattung – erweiterbar bei Bedarf für die Eventplanung
Zur Grundausstattung jeder Location gehören moderne Licht- und Tontechnik, eine Präsentationsmöglichkeit (z. B. Beamer oder LED-Wand) und stabile Internetverbindung. Wichtig ist, dass die Technik intuitiv bedienbar ist oder durch Fachpersonal betreut wird.
Für hybride Formate, Livestreams oder spezielle Inszenierungen empfiehlt sich ein professioneller Technikdienstleister. Hier sollte die Location für die Eventplanung im besten Fall mit erfahrenen Partnern zusammenarbeiten, um solche Zusatzleistungen unkompliziert zu ermöglichen.
3. Möbel und Ausstattung – passend zum Format
Flexible Möblierung ist ein entscheidender Faktor: Ob Konferenzbestuhlung, Loungemöbel oder Workshop-Setups – alles sollte sich dem jeweiligen Format anpassen lassen.
Gute Locations bieten die Möglichkeit, Ausstattung direkt mitzubuchen oder arbeiten mit spezialisierten Verleihfirmen zusammen. Wichtig ist eine stimmige Gesamtwirkung: Funktionalität und Atmosphäre sollten sich nicht ausschließen.
4. Kulinarik mit Konzept
Verpflegung beeinflusst nicht nur das Wohlbefinden der Teilnehmenden, sondern trägt auch zur
Gesamtwahrnehmung bei. Das Angebot sollte zum Eventtyp passen – von der kleinen Kaffeepause über Fingerfood bis zum gesetzten Abendessen.
Empfehlenswert sind Locations mit eigenem gastronomischen Angebot oder festen Catering-Partnern, die Erfahrung im Veranstaltungsbereich mitbringen. Dabei sollten auch vegetarische, vegane oder allergenfreie Optionen selbstverständlich möglich sein.
5. Unterkunft in direkter Nähe
Wer länger bleibt, reist entspannter an – und fährt später entspannter wieder ab. Für mehrtägige Veranstaltungen oder Events mit Anreise lohnt es sich, auf Übernachtungsmöglichkeiten in fußläufiger Entfernung zu achten.
Ein Hotel direkt auf oder am Veranstaltungsgelände spart organisatorischen Aufwand und bietet Teilnehmenden zusätzlichen Komfort. Idealerweise lässt sich die Zimmerbuchung direkt mit der Eventorganisation koordinieren.
6. Rahmenprogramm mit Mehrwert
Ein abwechslungsreiches Rahmenprogramm kann Inhalte vertiefen, den Austausch fördern und das Gemeinschaftsgefühl stärken. Möglich sind Führungen, Teamaktionen, Ausfahrten, Workshops oder kreative Impulse – abhängig vom Ort, Thema und Zielgruppe.
Werden solche Programmpunkte direkt von der Location angeboten oder vermittelt, spart das Zeit in der Planung und sorgt für reibungslosen Ablauf.
7. Klare Kommunikation – ein zentraler Kontakt
Veranstaltungen bestehen oft aus vielen Einzelteilen: Technik, Catering, Ausstattung, Zeitplanung. Je mehr Dienstleister eingebunden sind, desto wichtiger ist ein zentrales Projektmanagement.
Professionelle Locations bieten einen festen Ansprechpartner oder ein eigenes Eventteam, das alle Fäden zusammenhält und auch kurzfristige Änderungen flexibel umsetzen kann. So bleibt der organisatorische Aufwand gering – und die Kommunikation klar.
8. Nachhaltigkeit mitdenken
Ob ressourcenschonender Materialeinsatz, regionale Küche oder Anreise per Bahn – Nachhaltigkeit ist längst Teil verantwortungsvoller Veranstaltungsplanung.
Immer mehr Locations bieten umweltfreundliche Optionen und setzen bewusst auf regionale Partner, Müllvermeidung und Energieeffizienz. Wer darauf achtet, sendet ein wichtiges Signal – intern wie extern.
Fazit: Erfolgreich planen heißt ganzheitlich denken
Veranstaltungen sind dann besonders wirkungsvoll, wenn alles ineinandergreift: Raum, Technik, Inhalte, Atmosphäre. Eine gute Planung, verlässliche Partner und eine Location, die vieles bereits mitbringt, erleichtern die Umsetzung erheblich.
Der PS.SPEICHER in Einbeck ist ein Beispiel für genau diesen Ansatz: flexible Räume in beeindruckender Architektur, moderne Grundausstattung mit professioneller Veranstaltungsinfrastruktur sowie kurze Wege und zentrale Ansprechpartner.
Das FREIgeist Hotel befindet sich direkt auf dem Gelände – mit stilvollen Zimmern, Tagungssuiten und Möglichkeiten für Get-together im Innen- oder Außenbereich.
Für kulinarische Qualität sorgen die hauseigene GENUSSWERKSTATT sowie das gastronomische Angebot des Hotels – mit frischer, regional geprägter Küche und professionellem Service.
Erfahrene Partner wie Krümmel Event (für Eventtechnik) und Partyrent (für Möblierung und Ausstattung) ermöglichen individuelle Konzepte – ob klassisches Business-Event, kreative Produktpräsentation oder festlicher Empfang. Auch für begleitende Programmpunkte ist gesorgt: vom Besuch im Oldtimermuseum über appgeführte Rallyes bis zum Oldtimerverleih für Ausfahrten in die Region.
Dank barrierefreier Zugänglichkeit, großzügigem Außengelände und nachhaltiger Ausrichtung lassen sich Veranstaltungen am PS.SPEICHER ganzheitlich, individuell und komfortabel realisieren. So wird aus einem professionell geplanten Event ein Erlebnis mit Charakter – und bleibender Wirkung.
Gut geplant ist halb gewonnen – mit dem PS.SPEICHER an Ihrer Seite
Wer für das eigene Event nicht nur eine besondere Location, sondern auch erfahrene Unterstützung sucht, ist im PS.SPEICHER gut aufgehoben. Unser Veranstaltungsteam berät gern persönlich, entwickelt individuelle Konzepte und sorgt dafür, dass aus einer Idee ein stimmiges Gesamtpaket wird. Bei Interesse oder Fragen zur Planung einfach eine E-Mail an events@ps-speicher.de senden – wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
Ob Tagung, Jubiläum, Hochzeit oder Konferenz – der PS.SPEICHER bietet vielseitige Räume für kleine, private Anlässe ebenso wie für große Events mit mehreren hundert Gästen. Alle Informationen zu den Eventlocations, Raumgrößen und Ausstattungen sind hier zu finden:
