Veranstaltungsvorbereitung mit Plan B: So bleiben Events flexibel und souverän

lenakoch48
17. Sept.
2 Min. Lesezeit

Kein Event läuft zu 100 Prozent nach Plan. Und doch merken Gäste davon im Idealfall nichts. Denn was zählt, ist nicht, ob alles wie geplant verläuft – sondern wie souverän auf Unvorhergesehenes reagiert wird. Im PS.SPEICHER gehören Flexibilität, klare Abläufe und gute Kommunikation zur DNA jeder Veranstaltung.

Plan B gehört zum Plan A

Das Wetter schlägt um, ein Programmpunkt verschiebt sich oder Gäste reisen verspätet an – in der Veranstaltungsplanung sind viele Variablen im Spiel. Deshalb wird im PS.SPEICHER bereits bei der Konzeption über Alternativen nachgedacht: Wo können Pausen verlängert oder gekürzt werden? Welche Räume lassen sich flexibel umnutzen? Welche Technik ist doppelt vorhanden?

Gemeinsam mit Partnern wie Krümmel Event (Technik) und Partyrent (Ausstattung) werden Szenarien durchgespielt – nicht aus Pessimismus, sondern aus Professionalität. Wer vorbereitet ist, bleibt handlungsfähig. Und kann auch kurzfristig passende Lösungen finden.

Erfahrung hilft: Wenn der Ablauf sich ändert

Veranstaltungen sind lebendig – und das ist gut so. Nur selten läuft ein Programm minutiös wie geplant. Mal dauert ein Redebeitrag länger als gedacht, mal wird spontan eine Fragerunde eingeschoben. Gerade bei solchen Situationen ist eine enge Abstimmung mit dem Cateringpartner wichtig. Im PS.SPEICHER steht das Veranstaltungsteam deshalb in ständigem Austausch mit dem Hotel FREIgeist Einbeck und dessen Gastronomie, der Genusswerkstatt, damit etwa warme Speisen punktgenau serviert werden können – auch wenn sich der Zeitplan verschiebt.

Diese Flexibilität entsteht nicht zufällig. Sie basiert auf Erfahrung, eingespielten Abläufen und kurzen Wegen. Und auf dem Vertrauen, das zwischen allen Beteiligten besteht – von der Küche bis zum Technikpult.

Tablett mit kunstvoll angerichteten Häppchen, getragen von einer Person mit Schürze der GENUSSWERKSTATT am PS.SPEICHER — Fingerfood der GENUSSWERKSTATT bei einer Veranstaltung im PS.SPEICHER

Kommunikation ist Krisenprävention

Wenn viele Menschen zusammenkommen, braucht es klare Kommunikation. Im PS.SPEICHER gibt es für jede Veranstaltung eine verantwortliche Person vor Ort und ein eingespieltes Team. So können Informationen schnell weitergegeben und Entscheidungen zügig getroffen werden.

Auch im Umgang mit Dienstleistern gilt: Offenheit und gegenseitige Information vermeiden Missverständnisse. Was wann passiert – und was bei Planänderungen zu beachten ist – wird im Vorfeld geklärt. So entsteht ein Netz, das trägt, wenn sich etwas verschiebt.

Flexibel bleiben – mit klaren Abläufen

Improvisation ist kein Ersatz für Planung – sondern ihre Erweiterung. Wenn der Strom ausfällt, der Shuttle im Stau steht oder eine Technik nicht wie gewohnt funktioniert, entscheidet der Umgang damit über die Stimmung im Raum. Im PS.SPEICHER gibt es deshalb feste Abläufe für unerwartete Situationen: mit Ansprechpartner:innen, Notfallplänen und alternativen Lösungen.

Beispiel aus der Praxis: Wenn das Wetter nicht mitspielt

Bei einer geplanten Outdoor-Veranstaltung im Sommer kündigte sich zwei Tage vorher Regen an. Statt hektischer Umbauten wurde im PS.SPEICHER Plan B aktiviert: Das Catering wurde vom Innenhof in das PS.Forum verlegt, die Möblierung und Technik angepasst. Gäste merkten davon wenig – sie kamen trocken an, fühlten sich gut betreut und lobten die entspannte Atmosphäre.

Menschen sitzen an Bierzeltgarnituren in einer hell beleuchteten Eventhalle und unterhalten sich bei Speisen und Getränken. — Das Weinfest Cars & Wine wurde aufgrund der Wetterverhältnisse kurzerhand nach drinnen in das PS.Forum verlegt.

Fazit: Vorbereitung schafft Gelassenheit

Unvorhergesehene Ereignisse lassen sich nicht vermeiden – wohl aber ihr Einfluss auf den Erfolg eines Events. Im PS.SPEICHER sorgt vorausschauende Planung und Veranstaltungsvorbereitung dafür, dass aus Herausforderungen keine Probleme werden. Und dass das gute Gefühl, willkommen zu sein, selbst dann bleibt, wenn alles anders kommt.